Leverantörer

Entreprenör och konsult hos Vattenfall Vattenkraft

Här har vi samlat information om vad som gäller för dig som är entreprenör eller konsult hos Vattenfall Vattenkraft.

Allmänt om tillträde
Blanketter, krav och intyg
Närvaroregistrering och personalliggare
Informationshantering
Utbildning

Allmänt om tillträde till Vattenfall Vattenkrafts information eller anläggningar

Vattenfall Vattenkraft AB är skyldiga enligt säkerhetsskyddslagen att genomföra säkerhetsprövning och registerkontroll av de personer som ska ta del av verksamhet och information som rör rikets säkerhet.

Säkerhetsprövningen syftar till att säkerställa att personen är pålitlig ur säkerhetssynpunkt, innan denne tar del av vår verksamhet. Vattenfall Vattenkraft AB har beslutat att placera konsulter och entreprenörer, som är aktiva i uppdrag gällande flertalet av våra B3-anläggningar och samtliga B4-anläggningar, i säkerhetsklass 2. Detta innebär att registerkontrollen kompletteras med en särskild personutredning. För konsulter och entreprenörer i säkerhetsklass 3 görs ingen särskild personutredning.

Registerkontroll innebär att man innan man påbörjar sitt uppdrag lämnar sitt samtycke till att uppgifter kan hämtas från register som omfattas av lagen om belastningsregister (1998:620), lagen om misstankeregister (1998:621) eller lagen om polisens allmänna spaningsregister (2010:362).

Säkerhetsprövningen inklusive registerkontroll är tidskrävande och det är därför viktigt att planera in processen i ett tidigt skede.

Nuvarande handläggningstid hos Säpo för registerkontroll:

  • Säkerhetsklass 3: 2–4 veckor
  • Säkerhetsklass 2: 4–6 veckor

Mer information om säkerhetsprövning, registerkontroll och säkerhetsklasser finns på Säkerhetspolisens webbplats.

Vissa personer/grupper behöver ej säkerhetsprövas, exempelvis personer som ingår i räddningstjänst, polis eller behörig myndighetsperson samt personer på studiebesök som då ska vara under uppsikt av behörig personal.

Vattenfalls ID-kort eller annan giltig besökshandling ska bäras synligt. Ogiltiga handlingar eller felaktigt uppträdande medför att personer kan avvisas från anläggningen.

Upp

Blanketter, krav och intyg

Allmänna krav på leverantörer till Vattenfall Vattenkraft

Förutom att följa den koncerngemensamma Uppförandekoden för leverantörer ska alla leverantörer vara certifierade enligt ISO 9001 samt 14001 – eller motsvarande ledningssystem.

De flesta leverantörer behöver vara registrerade i Vattenfall Supplier Bank. Du kan som leverantör delta i en upphandling utan att vara registrerad i Sellihca, men vid eventuell tilldelning av kontrakt måste du senast vid kontraktets startdatum vara registrerad.

Vattenkraften har också egna krav avseende kvalitet och miljö. Dessa krav regleras i dokumenten P-2014/0371 Miljökrav för inköp och entreprenader, PV-2005/380 Generella kvalitetskrav för entreprenader, som distribueras till anbudsgivarna i samband med upphandling.

Mer information

Uppförandekoden ska säkra hållbara och tillitsfulla relationer mellan Vattenfall och våra leverantörer.

Inför upphandling

Sekretessförbindelse för anbudsgivare ska undertecknas när anbudsförfrågan innehåller känslig information som exempelvis ritningar. Sekretessförbindelsen distribueras av ansvarig inköpare inför varje ny upphandling och måste undertecknas innan du får ta del av förfrågningsunderlaget.

Inför visning av våra anläggningar

Vid upphandling görs ofta en visning av aktuell anläggning. Innan anläggningen visas ska ett besökstillstånd/fototillstånd utfärdas. Behörig person inom Vattenfall Vattenkraft ansvarar för detta. Du som leverantör ombeds lämna uppgifter om namn, personnummer och vilket företag du kommer ifrån. Utländska besökare ska även uppge passnummer och vilket land som han/hon kommer ifrån.

Inför entreprenad-/uppdragsstart

Efter tilldelning av kontrakt tecknas sekretessförbindelse (bolagsnivå) med aktuell leverantör. Även tystnadsförbindelse för anställda samt eventuella entreprenörer/underkonsulter hos utföraren ska undertecknas. Detta hanteras av ansvarig projektledare hos Vattenfall Vattenkraft.

Alla entreprenörer och konsulter som ska arbeta i våra anläggningar ska säkerhetsprövas beroende på typ av anläggning och arbetets art. I vissa fall ska även du som projekterar, ritar och programmerar mjukvara registerkontrolleras även om du inte besöker anläggningen.

För dig som blir guidad i anläggningen behöver dock ingen registerkontroll genomföras.

Inför registerkontroll ska du fylla i blanketten Samtycke till registerkontroll som distribueras av ansvarig projektledare.

Vid underhållsarbeten/projekt samt som en arbetsmiljöplan vid bygg- och anläggningsarbeten ska Plan för samordning inom Vattenfall Vattenkraft användas. Dokumentet beskriver arbetssätt och krav för både beställare och leverantör.

Upp

Närvaroregistrering och personalliggare under entreprenad-/uppdragstiden

Alla personer som går in i någon av våra anläggningar ska registrera sin närvaro inom och utom ordinarie arbetstid. Dessutom är, enligt Skatteförfarandelagen (2011:1244) 39 kap. 11 a §, entreprenören skyldig att föra elektronisk personalliggare för byggbranschen. Vattenfall Vattenkraft AB har valt Atea Register som system för båda dessa syften.

För att kunna använda dig av Atea Register behöver du en smartphone, surfplatta eller bärbar dator som har en webbläsare och tillgång till internet. Om du som entreprenör inte tidigare använt Atea Register kommer Vattenfall Vattenkraft att bjuda in en representant från er till Atea Register som i sin tur lägger in sina anställda och bjuder in eventuella underentreprenörer.

Som entreprenör/konsult får du, istället för att använda Atea Register som system för elektronisk personalliggare, använda ID06 "Allmänna bestämmelser om legitimationsplikt och elektronisk personalliggare" som system för elektronisk personalliggare för byggbranschen enligt Skatteverkets krav. Atea Register ska dock alltid användas för närvarokontroll enligt Vattenfall Vattenkrafts gällande regelverk för närvarorapportering.

Länkar

Här hittar du länkar till system för närvaroregistrering och personalliggare.

Upp

Informationshantering under entreprenad-/uppdragstiden

Entreprenörer och konsulter som hanterar eller kommer i kontakt med sekretessbelagd information eller kunskap ska, som tidigare nämnts, underteckna sekretessförbindelse (bolagsnivå) och tystnadsförbindelse (anställd).

All information (både digital och fysisk) ska hanteras enligt gällande lagar och riktlinjer, framförallt avseende krav på sekretess och hantering av känslig information (så kallad NSI-klassad information). En enkel grundregel för NSI-klassad information är att den inte får bearbetas, lagras eller delas utanför Sveriges gränser. Sådan information får med andra ord inte distribueras via molntjänster, där servrarna ofta finns i något annat land.

Efter slutfört uppdrag ska du som entreprenör återlämna eller radera all sekretessbelagd eller NSI-klassad information som använts under entreprenaden/uppdraget.

Användningsfall NSI-klassat material
E-post/fax/sms Krypterade bilagor, använd Axcrypt.

Sekretessavtal med extern part krävs. 
Fysisk post Igenklistrat kuvert. Rekommenderad post med mottagarkvitto.

Sekretessavtal med extern part krävs.
Elektronisk lagring hos entreprenör/konsult Sekretessavtal med extern part krävs.

Lagring hos extern part ska vara behörighetskontrollerad och krypterad.

Material som lagras hos konsult/entreprenör ska endast vara tillgängligt för de som namngivits i avtalat uppdrag.

Säkerhetsprövning inklusive registerkontroll ska genomföras för namngivna deltagare.

Konsult/entreprenör får ej lämna material till tredje part.
Elektronisk lagring på USB Lagring på USB kräver Vattenfallkrypterad enhet.
Elektronisk lagring moln-/internettjänster Ej tillåtet.
Pappersdokument/enheter/ media utanför Vattenfallkontor Under ständig uppsikt, annars inlåst i säkerhetsskåp eller motsvarande.
Förstöring av fysisk media Sekretesspapperskorg eller dokumentförstörare.
Telefonsamtal Undvik på allmän plats, överväg risken för tjuvlyssning.
Möte/samtal på allmän plats Ej tillåtet.

Upp

Utbildning

För att få arbeta i våra anläggningar krävs att du genomfört vissa utbildningar. Vilken typ av utbildning som behövs beror på projektets art och din roll i uppdraget. Utbildningar som kan komma att vara aktuella är olika nivåer av relevant ESA, truckförarutbildning samt Heta arbeten. Ansvarig projektledare kan ge dig mer information om detta.

Upp