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Agile Teamarbeit zieht in die Arbeitswelt ein

Die Arbeitswelt wird zunehmend komplexer. Rahmenbedingungen für Projekte ändern sich immer schneller. Wie stelle ich trotzdem sicher, dass mein Projektziel erreicht und dabei Budget- und Zeitrahmen eingehalten werden? Eine mögliche Antwort: Agile Arbeitsweisen. Die sorgen bereits vielerorts für nachhaltige Veränderungen im Büroalltag.

Nicht alle Vorhaben können mit dem klassischen Projektmanagement erfolgreich umgesetzt werden; bei einigen stößt diese traditionelle Vorgehensweise zuweilen an ihre Grenzen: Zu starr, zu unflexibel die Planung, kaum Spielraum, um auf Veränderungen schnell zu reagieren. Bei etwa einem Drittel aller Projekte verändern sich die Anforderungen schon während der Laufzeit. Manchmal steht einfach die Flexibilität an erster Stelle – Beispiel Produktentwicklung. Doch flexibel und agil statt schwerfällig und durchgeplant – wie funktioniert das? 

Statt zu Beginn alle Schritte im Voraus ausführlich zu planen, ist es oft besser, erst einmal eine Minimallösung an den Markt zu bringen, das Feedback des Kunden einzuholen und dann weiterzuentwickeln.

Workshop: Agil arbeiten und Schneeflocken produzieren

Die Ärmel sind aufgekrempelt. In der einen Hand die Schere, in der anderen ein weißes Blatt Papier. Es kann losgehen beim Workshop in Hamburg: Die Teams produzieren Schneeflocken. Mit dabei sind Vattenfall Kollegen, die agiles Arbeiten ausprobieren wollen.

Aufgabe ist es, innerhalb von drei Minuten ein fiktives profitables Unternehmen aufzuziehen und so viele Schneeflocken wie möglich zu verkaufen. Die ersten Flocken sind zügig produziert. Aber schon kommt der Kundenkontakter mit einer neuen Anforderung zurück: Die Schneeflocken müssen runder sein. Zu eckige Flocken lassen sich nicht gut verkaufen. Zwar dauert es länger, die weißen Schnipsel kreisrund zu schneiden, jedoch sind auch diese Exemplare kurzfristig verkaufsfertig.

Und wieder steht der Kundenkontakter vor der Gruppe: Weiß ist out. Blaue Schneeflocken sind gewünscht. Damit haben die Teilnehmer nicht gerechnet, und für einen Moment steht die Produktion still. Aber schnell arbeiten alle weiter, und produzieren blaue Schneeflocken.

Talente des Einzelnen besser nutzen

Worum es grundsätzlich bei „agilem Projektmanagement“ geht, weiß Ulrike Hetke, Projektmanagerin für Customers & Solutions bei Vattenfall. Sie hat sich intensiv mit dem Thema beschäftigt: „Wir stellen multifunktionale Teams zusammen. So kombinieren wir Kompetenzen. Jedes Team handelt eigenverantwortlich; so kann jeder seine Talente besser einbringen. In kurzen Abständen diskutieren wir die Ergebnisse und hinterfragen, ob wir noch auf dem richtigen Weg sind“, berichtet sie über ihre Erfahrungen. 

Agiles Arbeiten war bisher vorrangig in der IT-Welt üblich. „Ende 2014 wurde das auch für uns ein Thema und wir überlegten, wie wir agile Arbeitsmethoden bei Vattenfall einführen können“, erinnert sich Hetke. 

Agile Qualitäten bei Vattenfall

„Der Umgang mit agilem Arbeiten bei Vattenfall ist in den einzelnen Kernmärkten unterschiedlich“, weiß Ulrike Hetke. „Die niederländischen Kollegen waren die ersten; sie waren von diesem Verfahren so begeistert, dass sie ihre Arbeitsabläufe im letzten Jahr größtenteils umgestellt haben.“

Auch in Deutschland wird bereits agile gearbeitet. Vier Marketing-Teams haben diese Methode eingeführt. Ingo Villnow, Manager im Online-Service schwärmt: „Wir sind wie eine große Familie. Wir verfolgen das gemeinsame Ziel, einfache Produkte nah am Kunden weiterzuentwickeln. Alle haben eine gemeinsame Verantwortung. Seit der Umstellung vor zwei Jahren ist nicht nur die Qualität unserer Arbeit gestiegen, sondern auch der Spaß daran.“

Workshop für Workshop – die Nachfrage steigt

Die Nachfrage nach Workshops und internen Trainings ist bei Vattenfall inzwischen stark gestiegen. Ulrike Hetke hat ihr Team bereits verstärkt und bietet maßgeschneiderte Seminare an. „Wir sind Ressourcenpool und Kompetenzcenter gleichermaßen. Wir wollen agile Arbeitsmethoden im Unternehmen bekannter machen und dort umsetzen, wo es sinnvoll ist. Oftmals kann durchaus auch die Kombination aus agilem und klassischem Arbeiten zu einem besseren Ergebnis führen.“

Wichtig sei es zunächst, diese modernen Arbeitsweisen in die Unternehmensphilosophie einzubetten und ein gemeinsames Verständnis von agilem Arbeiten zu schaffen – als zukünftige Arbeitsgrundlage. Daran arbeitet das Team um Ulrike Hetke zurzeit, selbstverständlich agile.

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Experte Ulrike Hetke

Veränderungen sind für mich Chancen. Veränderungen im deutschen Energiemarkt ermöglichten mir 1996 meinen beruflichen Einstieg bei Vattenfall im Bereich Marketing der Bewag. Seitdem habe ich im Konzern verschiedene Aufgaben und Positionen übernommen, hauptsächlich in den Bereichen Marketing, Strategie und Geschäftsentwicklung. Projektmanagement zieht sich dabei wie ein roter Faden durch meine berufliche Laufbahn. Seit 2012 leite ich den Bereich Program & Project Management mit Projektmanagern in Deutschland, Schweden und den Niederlanden. Mit meinem Team entwickeln wir das Agile Arbeiten mit viel Begeisterung für das Unternehmen weiter.

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