Interne Governance

Das Meldeverfahren von Vattenfall

Whistleblowing ist ein Verfahren, das es Mitarbeitern, Auftragnehmern, Lieferanten, Partnern und anderen externen und internen Stakeholdern ermöglicht, schwerwiegende Unregelmäßigkeiten und andere Beschwerden bei Vattenfall zu melden.

Warum

Für Vattenfall ist es von großer Bedeutung, das Unternehmen, seine Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden, die Umwelt und die Gesellschaft insgesamt vor schwerwiegenden Unregelmäßigkeiten zu schützen, die von Vattenfall oder Mitarbeitern von Vattenfall (einschließlich Zeitarbeitskräften) begangen werden könnten.

Wenn schwerwiegende Unregelmäßigkeiten frühzeitig entdeckt werden, hat Vattenfall bessere Möglichkeiten, Risiken zu vermeiden und Schäden zu begrenzen, was nicht nur Vattenfall, sondern auch seinen Mitarbeitern und anderen Interessengruppen zugute kommt. Aus diesem Grund hat Vattenfall die Möglichkeit geschaffen, schwerwiegende Unregelmäßigkeiten über verschiedene Meldewege zu melden.

Was kann berichtet werden?

Beispiele für schwerwiegende Verstöße, die gemeldet werden können:

Bestechung und Korruption
Betrug
Interessenkonflikte
Unlautere Wettbewerbspraktiken
Unzulässige Beschaffungsverfahren
Missbrauch von Insiderinformationen
Diebstahl und Unterschlagung
Belästigung
Verstöße gegen die Menschenrechte

Wie man einen Vorfall meldet

Unser webbasierter Hinweisgeber-Kanal ist rund um die Uhr und an 365 Tagen im Jahr verfügbar. Es besteht hierbei die Möglichkeit, anonym zu bleiben.
Sie können einen Vorfall auch direkt an die Abteilung Internal Audit oder einen der Hinweisgeber-Koordinatoren bei Vattenfall entweder per E-Mail oder Telefon melden (siehe Kontaktdaten unten).
In Polen sollten webbasierte Meldungen über Whiblo (siehe Link unten) eingereicht werden. Diese länderspezifische Lösung gewährleistet die Einhaltung der polnischen Rechtsvorschriften. Der Hinweisgeber-Kanal von Vattenfall steht polnischen Nutzern optional zusätzlich zur Verfügung.
In Deutschland kann ein Whistleblowing-Bericht auch an einen der externen Ombudsmänner von Vattenfall gerichtet werden (siehe Kontaktdaten unten).
Fälle, die unter die nationalen Rechtsvorschriften für Hinweisgeber fallen, können auch den zuständigen nationalen Behörden und gegebenenfalls den zuständigen EU-Stellen gemeldet werden.

Was passiert, nachdem ich meinen Bericht abgeschickt habe?

Wir werden den Eingang Ihres Berichts so schnell wie praktisch möglich, spätestens jedoch innerhalb von 7 Arbeitstagen ab dem Tag des Berichts, bestätigen. Alle Hinweise werden ernst genommen, und wir werden jeweils geeignete Maßnahmen ergreifen. Bei Bedarf ist es möglich, dass wir Sie um zusätzliche Informationen bitten. Sie können auch während des Dialogs anonym bleiben wenn Sie möchten, sofern Sie über den Hinweisgeber-Kanal oder an eine der externen Ombudspersonen berichten.

Die Ermittlungen werden von nationalen Teams durchgeführt, die entsprechend den lokalen Bedürfnissen und der Art des vermuteten Verstoßes strukturiert sind. Zu diesen Ermittlungsteams gehören in der Regel Vertreter der internen Revision und dem Integrity Team von Vattenfall, bei Bedarf mit Unterstützung durch andere Stabsfunktionen (z.B. Personalabteilung). Alle sensiblen Informationen im Zusammenhang mit einer Untersuchung, einschließlich aller persönlichen Daten des Hinweisgebers (soweit bekannt), werden streng vertraulich behandelt.

Wenn es sich bestätigt, dass ein Gesetzesverstoß, ein schwerwiegender Verstoß gegen den Vattenfall Integritäts- und Verhaltenskodex oder eine andere interne Vorschrift stattgefunden hat , werden dem Management, der von dem Vorfall betroffenen Vattenfall-Geschäftseinheit oder Stabsfunktion geeignete Folgemaßnahmen empfohlen. Hierbei kann es sich um verbesserte interne Routinen und Arbeitsabläufe, aber auch um Disziplinarmaßnahmen bis hin zu Abmahnungen und Kündigungen handeln. Hinweisgeber bekommen eine Rückmeldung zu dem Ergebnis der Untersuchung. Wenn der Bericht an eine externe Ombudsperson gerichtet wird, führt er oder sie eine erste Überprüfung auf mögliches unzulässiges Verhalten durch. Alle persönlichen Daten und andere Informationen, die die Ombudsperson von Ihnen erhält, werden streng vertraulich behandelt, bis Sie der Ombudsperson ausdrücklich gestatten, die Informationen ganz oder teilweise an die Kontaktperson der Ombudsperson bei Vattenfall zur weiteren Untersuchung weiterzugeben.

Wahrung der Anonymität / Schutz von Hinweisgebern

Es ist allen Vattenfall-Mitarbeitern und anderen Vertretern strengstens untersagt, zu versuchen, die Identität eines Hinweisgebers festzustellen. Vattenfall verbietet auch Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Art gegen einen Hinweisgeber, der in gutem Glauben ein Anliegen vorgebracht hat.