Vattenfallin tietosuojaseloste

Työnhakijan tietosuoja on Vattenfallille hyvin tärkeää. Henkilötietoja käsitellään ja suojataan tämän vuoksi erittäin huolellisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja hakemuksen jättämismaan oikeudellisten vaatimusten mukaisesti. Tämä tietosuojaseloste kertoo sinulle, kuinka Vattenfall käsittelee henkilötietojasi ja kuinka voit käyttää henkilötietojasi koskevia oikeuksia.

Kuka vastaa kysymyksiisi Vattenfallissa ja kuinka voit ottaa meihin yhteyttä?

Vattenfall AB on rekisterinpitäjä sen tiedon osalta, jonka toimitat rekrytointiprosessin aikana, ellei muuta ole todettu. Voit ottaa Vattenfall AB:stä vastuussa olevaan tietosuojavastaavaan seuraavassa osoitteessa:

Vattenfall AB
Data Protection Officer
Evenemangsgatan 13
S-169 56 Solna

Sähköposti: dpo.nordics@vattenfall.com

Jos sinulla on kysymyksiä koskien prosessia tai sitä, kuinka käsittelemme tietojasi, ole hyvä ja ota yhteyttä meihin osoitteessa rekrytering.support@vattenfall.com.

Mitä teemme tiedoilla, jotka toimitat meille?

Kaikkia tietoja, jotka toimitat prosessin aikana, käytetään vain hakemuksesi käsittelemiseksi tai oikeudellisten tai sääntelyyn liittyvien vaatimusten täyttämiseksi, mikäli näin on tarpeen.

Emme jaa mitään tietoja, jotka olet antanut rekrytointiprosessin aikana, kolmansille osapuolille markkinointia varten tai säilytä mitään tietojasi Euroopan talousalueen ulkopuolella. Antamiasi tietoja säilytetään turvallisella tavalla toimestamme tai henkilötietojen käsittelijöidemme toimesta riippumatta siitä, ovatko tiedot sähköisessä tai fyysisessä muodossa. Tietojen automaattista profilointia ei suoriteta.

Käytämme ilmoittamiasi yhteystietoja ottaaksemme sinuun yhteyttä, jotta hakemustasi voidaan käsitellä. Käytämme muita antamiasi tietoja arvioidaksemme sopivuutesi tehtävään, jota olet hakenut. (Tietojen käsittely työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi GDPR:n 6 artiklan (1) kappaleen (b) kohdan mukaisesti.)

Mitä tietoja me pyydämme ja miksi?

Jos haet työpaikkaa Vattenfallista, pyydämme sinua täyttämään hakemuksen sähköisesti internetissä. Kaikki tiedot, jotka ovat merkityksellisiä hakemuksellesi, voidaan toimittaa meille verkkolomakkeella. Emme käytä enempää tietoja, kuin mitä tarvitsemme täyttääksemme edellä mainitut tarkoitukset, emmekä säilytä niitä pidempään, kuin mitä on tarpeellista. Pyytämiämme tietoja käytetään arvioitaessa sopivuuttasi työhön.

Hakemuksessasi toimittamiasi tietoja arvioi rekrytointitiimimme. Pyydämme sinulta henkilötietojasi, mukaan luettuna nimi ja yhteystiedot. Pyydämme sinua toimittamaan myös tiedot aikaisemmasta työkokemuksestasi, koulutuksestasi ja referensseistäsi. Kun käsittelemme hakemustasi, saatamme kysyä sinulta kysymyksiä, jotka ovat merkityksellisiä sitä tehtävää varten, jota olet hakenut. Rekrytointitiimillämme on pääsy kaikkeen tähän tietoon.

Mikäli toimitat meille tietoja, jotka eivät ole merkityksellisiä sopivuutesi kannalta työtehtävää varten mutta joita ei voi erottaa hakemuksestasi (kuten esimerkiksi kuvia tai tietoja sukupuolesta), emme käytä näitä tietoja hakumenettelyn aikana ja säilytämme niitä vain niin kauan, kuin säilytämme hakemustasi. Tasaarvoista kohtelua koskevia raportteja tuotetaan vasta sen jälkeen, kun tiedot on anonymisoitu.

Haastattelut, testit ja arvioinnit

Saatamme pyytää sinua osallistumaan arviointiin, täyttämään testejä tai ammatillista henkilöprofiilia koskevia kaavakkeita ja/tai osallistumaan haastatteluun – tai näiden yhdistelmiä. Sinä tuotat, me tuotamme tai arviointien toimittaja tuottaa tietoja arviointeja varten. Esimerkiksi saatat täyttää kirjallisen testin tai me voimme tehdä haastattelumuistiinpanoja. Vattenfall pitää nämä tiedot ja niitä säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen. (Tietojen käsittely oikeutettujen etujen toteuttamiseksi GDPR:n 6 artiklan (1) kappaleen (f) kohdan mukaisesti.)

Työsuhdetta edeltävä seulonta ja turvallisuustarkastus

Jos haluamme tarjota sinulle työpaikkaa, voimme suorittaa etukäteen työsuhdetta edeltäviä tarkistuksia. Sinun on menestyksellisesti läpäistävä nämä tarkistukset, jotta voit edetä sopimuksen tekovaiheeseen. Lisäksi Saksassa työsuhteesi saatetaan joutua hyväksyttämään yritysneuvostolla (Betriebsrat), jotta työsopimuksesi voi tulla voimaan. Meidän on vahvistettava henkilökuntamme henkilöllisyydet, heidän oikeutensa työskennellä maassa, jonne he ovat hakeneet, ja hankkia varmistukset heidän luotettavuudestaan ja rehellisyydestään. (Tietojen käsittely lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi GDPR:n 6 artiklan (1) kappaleen (c) kohdan mukaisesti.)

Jos teemme sinulle lopullisen tarjouksen, pyydämme sinulta myös seuraavia tietoja:

• Pankkiyhteystiedot – palkkasuoritusten käsittelemiseksi
• Hätätilannetta koskevat yhteystiedot – jotta tiedämme, keneen otamme yhteyttä silloin, jos sinulla on hätätilanne töissä.

Jotkut tehtävät edellyttävät korkeamman tason turvaselvityksen tekemistä - tästä mainitaan ilmoituksessa. Jos näin on, sinua pyydetään toimittamaan tietoja turvallisuustarkastusprosessin kautta.

Menettelyohjeemme edellyttää kaikkia henkilöstömme jäseniä ilmoittamaan, jos heillä on mahdollisia eturistiriitoja. Jos täytät ilmoituksen, tiedot säilytetään henkilöstöasiakirjoissasi.

Henkilötietojen käsittelijöiden käyttäminen

Henkilötietojen käsittelijät ovat kolmansia tahoja, jotka toimittavat rekrytointipalveluumme osapalveluita. Olemme tehneet tietosuojaa koskevat sopimukset palveluntarjoajiemme kanssa. Tämä tarkoittaa, etteivät ne voi käyttää tietojasi muuhun tarkoitukseen kuin tähän rekrytointiprosessiin. Ne eivät jaa henkilökohtaisia tietojasi minkään muun organisaation kuin meidän kanssamme. Ne pitävät nämä tiedot turvattuna ja säilyttävät ne vain lain edellyttämän ajan.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Jos et menesty työnhakuprosessissa, voimme kysyä sinulta, haluatko pitää tietosi säilytettävänä lahjakkuusreservissämme kolmen vuoden ajan. Jos vastaat myöntävästi, otamme sinuun yhteyttä ennakolta, mikäli uusia sopivia avoimia toimia ilmenee.

Jos menestyt työnhakuprosessissa, säilytämme hakumenettelyssä toimittamiasi tietoja osana henkilöstöasiakirjojasi työsuhteesi keston ajan sekä 2,5 vuotta sen jälkeen. Jos erimielisyys syntyy sinun ja Vattenfallin välillä mainitun ajan kuluessa, tietoja säilytetään, kunnes erimielisyys on sovittu tai muuten ratkaistu. Tämä sisältää rikosrekisteriotteesi, tiedot sopivuudestasi työhön, turvallisuus-tarkistusten tiedot sekä referenssit.

Jos et menesty jossain työnhakuprosessin vaiheessa, siihen asti toimittamasi tietoja säilytetään 2,5 vuoden ajan. Jos erimielisyys syntyy sinun ja Vattenfallin välillä mainitun ajan kuluessa, tietoja säilytetään, kunnes erimielisyys on sovittu tai muuten ratkaistu.

Kuinka teemme päätöksiä rekrytoinneista?

Palkkaavat esimiehet ja rekrytointitiimimme jäsenet tekevät lopulliset rekrytointipäätökset. Kaikki asiaankuuluvat tiedot, jotka on kerätty hakuprosessin aikana, otetaan huomioon.

Voit kysyä hakemuksesi perusteella tehdyistä päätöksistä puhumalla rekrytointitiimimme yhdyshenkilösi kanssa tai lähettämällä sähköpostin osoitteeseen rekrytering.support@vattenfall.com.

Oikeutesi

GDPR:n mukaisesti sinulla on käytettävissä yksittäisenä henkilönä oikeuksia, jotka koskevat sinusta säilyttämiämme tietoja. Nämä oikeudet ovat:

• niiden virheiden oikaiseminen, jotka ovat syntyneet henkilötietojasi säilytettäessä tai käsiteltäessä (GDPR 16 artikla),
• henkilötietojesi poistaminen esimerkiksi silloin, kun käsittelyn tarkoitus on päättynyt tai myönnetyn suostumuksen epäämisen perusteella (GDPR 17 ja 18 artiklat),
• henkilötietojesi käsittelyn rajoittaminen esimerkiksi silloin, kun olet kiistänyt henkilötietojesi paikkansapitävyyden tai kun tarvitset henkilötietojasi oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi (GDPR 18 artikla),
• henkilötietojesi käsittelyn vastustaminen laillisen etusi perusteella (GDPR 21 artikla) ja
• henkilötietosi siirtäminen toiselle rekisterinpitäjälle koneellisesti luettavassa muodossa (GDPR 20 artikla).

Valitukset tai kysymykset

Vattenfall pyrkii täyttämään korkeimman vaatimustason, kun se kerää ja käyttää henkilöitä koskevia tietoja. Tämän vuoksi otamme hyvin vakavasti kaikki tätä asiaa koskevat valitukset. Suosittelemme olemaan meihin yhteydessä, jos katsot, että tapamme kerätä tai käyttää tietoja on epärehellinen, harhaanjohtava tai epäasianmukainen. Otamme mielellämme vastaan kaikki ehdotukset menettelytapojemme parantamiseksi.

Jos sinulla on kysymyksiä koskien henkilötietojesi käsittelyä, voi ottaa yhtyettä suoraan tietosuojavastaavaamme, joka on myös käytettävissä työryhmänsä kanssa avustaakseen pyyntöjen tai valitusten käsittelyssä. Ole hyvä ja ota yhteyttä:

Vattenfall AB
Data Protection Officer
Evenemangsgatan 13
S-169 56 Solna

Sähköposti: dpo.nordics@vattenfall.com

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (GDPR artikla 77). Vattenfall AB:tä valvova oleva toimivaltainen valvontaviranomainen on Ruotsin tietosuojavirasto (Datainspektionen) ja sen voi tavoittaa sähköpostiosoitteesta: www.datainspektionen.se.

Tämä tietosuojailmoitus on laadittu silmällä pitäen tekstin lyhyyttä ja selvyyttä. Se ei tarjoa perusteellisia, kaikenkattavia yksityiskohtia Vattenfallin suorittamasta, henkilöitä koskevien tietojen keräämisestä ja käytöstä. Annamme kuitenkin mielellämme lisätietoja tai selventäviä tietoja jos tarpeellista. Kaikki tätä koskevat pyynnöt pitäisi lähettää seuraavaan osoitteeseen: rekrytering.support@vattenfall.com.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tarkistamme tietosuojaselosteemme säännöllisesti. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 25.5.2018.