Das Meldeverfahren von Vattenfall

Vattenfall hat freiwillig Möglichkeiten eingerichtet, Hinweise auf Unregelmäßigkeiten offen und auch anonym abgeben zu können. Mitarbeiter, Berater, Auftragnehmer, Lieferanten und andere Interessengruppen wird ermöglicht, Verstöße gegen das Gesetz, den Vattenfall-Integritäts- und Verhaltenskodex oder andere schwerwiegende Unregelmäßigkeiten bei Vattenfall zu melden.

Wenn schwerwiegende Verstöße in einem frühen Stadium festgestellt werden können, hat Vattenfall bessere Möglichkeiten, Risiken zu verhindern und den Schaden zum Nutzen nicht nur von Vattenfall, sondern auch seiner Mitarbeiter und anderer Stakeholder zu begrenzen. Dies war der Grund für die Einrichtung von verschiedenen Meldekanälen für schwerwiegende Verstöße.

Warum

Es ist für Vattenfall von großer Bedeutung, das Unternehmen, seine Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden, die Umwelt und die Gesellschaft insgesamt vor schwerwiegenden Unregelmäßigkeiten zu schützen, die von Vattenfall oder den Mitarbeitern von Vattenfall (einschließlich befristet Beschäftigten) begangen werden könnten.

Was kann berichtet werden?

Beispiele für schwerwiegende Verstöße, die gemeldet werden können:

• Bestechung und Korruption
• Betrug
• Interessenskonflikt
• Unvorschriftsmäßiges Beschaffungsverfahren
• Unfaire Wettbewerbspraktiken
• Diebstahl
• Veruntreuung/Unterschlagung / Missbrauch unternehmenseigener Ressourcen
• Sexuelle Belästigung
• Andere Formen von personenbezogenem Fehlverhalten wie Mobbing, Diskriminierung, Bedrohung, Gewalt
• Unzulässige Verwendung von Insiderwissen
• Verstöße gegen die Menschenrechte
• Andere Arten von Unregelmäßigkeiten und Fehlverhalten

Wie man einen Vorfall meldet

1. Unser webbasierter Hinweisgeber-Kanal ist rund um die Uhr und an 365 Tagen im Jahr verfügbar. Es besteht hierbei die Möglichkeit, anonym zu bleiben.
2. Sie können einen Vorfall auch direkt an die Abteilung Internal Audit oder einen der → Hinweisgeber-Koordinatoren bei Vattenfall entweder per E-Mail oder Telefon melden.
3. Als Ergänzung zu den beiden oben genannten Meldekanälen kann auch eine Meldung an einen der → externen Ombudsleute von Vattenfall erfolgen. Die Ombudsleute sind erfahrene, von der Vattenfall-Gruppe unabhängige Anwälte. Sie unterliegen gemäß der anwaltlichen Schweigepflicht.
4. Fälle, die unter die nationalen Rechtsvorschriften für Hinweisgeber fallen, können auch den zuständigen nationalen Behörden und gegebenenfalls den zuständigen EU-Stellen gemeldet werden.

Was passiert, nachdem ich meinen Bericht abgeschickt habe?

Wir werden den Eingang Ihres Berichts so schnell wie praktisch möglich, spätestens jedoch innerhalb von 10 Arbeitstagen ab dem Tag des Berichts, bestätigen. Alle Hinweise werden ernst genommen, und wir werden jeweils geeignete Maßnahmen ergreifen. Bei Bedarf ist es möglich, dass wir Sie um zusätzliche Informationen bitten. Sie können auch während des Dialogs anonym bleiben wenn Sie möchten, sofern Sie über den Hinweisgeber-Kanal oder an eine der → externen Ombudspersonen berichten.

Die Ermittlungen werden von nationalen Teams durchgeführt, die entsprechend den lokalen Bedürfnissen und der Art des vermuteten Verstoßes strukturiert sind. Zu diesen Ermittlungsteams gehören in der Regel Vertreter der internen Revision und dem Integrity Team von Vattenfall, bei Bedarf mit Unterstützung durch andere Stabsfunktionen (z.B. Personalabteilung). Alle sensiblen Informationen im Zusammenhang mit einer Untersuchung, einschließlich aller persönlichen Daten des Hinweisgebers (soweit bekannt), werden streng vertraulich behandelt.

Wenn es sich bestätigt, dass ein Gesetzesverstoß, ein schwerwiegender Verstoß gegen den Vattenfall Integritäts- und Verhaltenskodex oder eine andere interne Vorschrift stattgefunden hat , werden dem Management, der von dem Vorfall betroffenen Vattenfall-Geschäftseinheit oder Stabsfunktion geeignete Folgemaßnahmen empfohlen. Hierbei kann es sich um verbesserte interne Routinen und Arbeitsabläufe, aber auch um Disziplinarmaßnahmen bis hin zu Abmahnungen und Kündigungen handeln. Hinweisgeber bekommen eine Rückmeldung zu dem Ergebnis der Untersuchung. Wenn der Bericht an eine externe Ombudsperson gerichtet wird, führt er oder sie eine erste Überprüfung auf mögliches unzulässiges Verhalten durch. Alle persönlichen Daten und andere Informationen, die die Ombudsperson von Ihnen erhält, werden streng vertraulich behandelt, bis Sie der Ombudsperson ausdrücklich gestatten, die Informationen ganz oder teilweise an die Kontaktperson der Ombudsperson bei Vattenfall zur weiteren Untersuchung weiterzugeben.

Wahrung der Anonymität / Schutz von Hinweisgebern

Es ist allen Vattenfall-Mitarbeitern und anderen Vertretern strengstens untersagt, zu versuchen, die Identität eines Hinweisgebers festzustellen. Vattenfall verbietet auch Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Art gegen einen Hinweisgeber, der in gutem Glauben ein Anliegen vorgebracht hat.

Überblick über die internen Hinweisgeber-Koordinatoren bei Vattenfall

Überblick über die externen Ombudspersonen bei Vattenfall