Snabba insatser räddade kundtjänsten när arbetsplatsen brann upp

Vattenfalls kontor i Umeå.

Ett dygn senare fungerade även de flesta tjänsterna fullt ut gentemot kund. Något Jimmy Sandell, chef för kundtjänst Norden, knappast kunde tänka sig när han såg kontoret, arbetsplats för omkring tre hundra medarbetare, gå upp i rök. Förklaringen till den snabba lösningen:

Många riktiga beslut fattades snabbt, samtidigt som medarbetare, oavsett enhet, förmådde att leverera vad som krävdes. Kort sagt: Vi klarade krisen tack vare insatser från många proffsiga personer som heller inte sparade på ansträngningarna.

Krisplan

Branden ödelade ett halvt kvarter och startade i en intilliggande byggnad vid halvsjutiden på kvällen. Elden såg till en början ut att kunna begränsas, men Vattenfalls kontor utrymdes för säkerhets skull. Vid åttatiden stod det klart att rökskador skulle förhindra arbete nästa dag. Ersättningslokaler behövdes och Jimmy Sandell kallade in sin ledningsgrupp som var på helgledighet.

Ledningsgruppen arbetade enligt tre parallella spår samtidigt: Lösa lokalfrågan, lösa IT-behovet samt att informera medarbetarna, säger Jimmy Sandell.

Enligt befintlig krisplan omdirigerades tjänsten ”felanmälan” omedelbart  till Eldistributions kundtjänst i Trollhättan.

Via sms-listor underrättades medarbetare om läget vid 22-tiden. Samtidigt spred sig elden explosionsartat. Dessförinnan hade brandpersonal och medarbetare hunnit bära ut det mesta av kontorets datautrustning och telefoner.

Klockan ett på natten informerades Vattenfalls IT-chef Jens Zerbst om behovet av nya IT-lösningar och samtidigt fick Per Spåls, Vattenfalls fastighetschef i Sverige, ta upp jakten på tänkbara ersättningslokaler.

Frivillig flytt till ersättningslokaler

Dagen efter branden flög en del av kundtjänstpersonalen ner till Vattenfalls kontor i Solna, där ett våningsplan snabbt ställts i ordning. Teamchef Niclas Grundströmer hade med sig fyra flyttkartonger fyllda med utrustning som räddats undan lågorna. Samtidigt backade IT-avdelningen i Solna upp med bärbara datorer, skärmar och de uppkopplingar som behövdes.

– Helt suveränt hur bra samarbetet fungerat, sammanfattar Niclas.

Jenny Örtengren och Peter Nyström är två av ett drygt fyrtiotal kundkommunikatörer som snabbt bestämde sig att anta erbjudandet att jobba på kontoret i Arenastaden och helgpendla.

Jenny Örtengren och Peter Nyström på Vattenfalls kontor i Solna.

Jag har bara mig själv att tänka på så det var bara att packa och ge sig iväg, säger Jenny, som fanns på plats i Solna tisdag kväll och kunde gå på sitt arbetspass planenligt, onsdag morgon klockan åtta.

Peter Nyström kommer ursprungligen från Stockholm och hade inget emot att hälsa på.

– Det var frivilligt att resa ner till Arenastaden och jobba och för mig var valet lätt.

Två dagar efter branden kunde större delen av Vattenfall Kundservices verksamhet flytta till temporära lokaler vid Kungsgatan i Umeå och till Vattenfalls kontor i Stornorrfors kraftstation, en mil norr om Umeå.

För närvarande pågår jakten på en lämplig ersättningslokal i Umeå och Jimmy Sandell har goda förhoppningar att frågan ska vara löst inom 3-4 veckor.

Målet är sedan att flytta tillbaka till den gamla adressen, vilket nog lär ta närmare två år.

Vad som orsakade branden är ej klarlagt, men polisens tekniker misstänker ett elektriskt fel i den intilliggande gårdsbyggnaden i trä, där branden startade. Inga personer kom till skada i branden.