Integritet inom Vattenfall

Anna Borg, Vattenfalls vd och koncernchef:

”Att agera med integritet är att göra det som är rätt, även när ingen ser på. Förväntningarna på Vattenfall är höga, och de ska de vara. Våra verksamheter är centrala för samhället och allt vi gör påverkar anseendet hos vår ägare, svenska staten. Vi har ambitiösa mål och för att uppnå dem behöver vi rätt samarbetspartners. Detta ställer höga krav på det vi gör och hur vi gör det. Genom att agera med integritet och i enlighet med våra värdegrunder skapar vi trovärdighet – och ett trovärdigt varumärke öppnar dörrar.

Vi följer internationellt överenskomna affärsetiska regler och bedriver all vår verksamhet i enlighet med gällande nationell och internationell lagstiftning. Detta åtagande reflekteras också i våra interna instruktioner och policys. Alla medarbetare är ambassadörer för Vattenfall och har ett personligt ansvar att föregå med gott exempel och agera i enlighet med vår position som ett etiskt, pålitligt och ansvarstagande företag – ett företag vars medarbetare behandlar alla med respekt och där det råder nolltolerans mot alla typer av trakasserier. Jag uppmanar och förväntar mig av alla att påtala varje form av misstänkt oegentlighet inom Vattenfall.”

Syftet med integritetsarbetet på Vattenfall är att bevara integriteten och skydda koncernens anseende. För att uppnå detta har ett organisatoriskt ramverk inrättats.

Att bryta mot gällande regler är helt enkelt inget alternativ! Var och en, i synnerhet chefer som ska vara föredömen, har ett ansvar att se till så att vi hela tiden iakttar hög integritet i vår verksamhet.

Vattenfall har åtagit sig att bedriva sin verksamhet på ett rättvist och ansvarsfullt sätt. Skräddarsydda utbildningar, e-utbildning och frågor & svar har utvecklats för att uppnå detta mål. Det är viktigt för Vattenfall att se till att dess medarbetare har tillräckliga kunskaper om gällande regler och bestämmelser och om Vattenfalls inställning till integritetsfrågor.

Vattenfalls uppförandekod och integritet

Vattenfalls interna uppförandekod (Code of Conduct) bygger på fyra principer:

• Öppen
• Positiv
• Aktiv
• Säkerhet

Varje medarbetare har ett personligt ansvar att agera på ett sätt som stöder Vattenfall som ett etiskt, trovärdigt och ansvarsfullt företag: Ett företag vars människor behandlar alla med respekt och där det finns nolltolerans mot trakasserier av alla slag.

Uppförandekoden beskriver de vägledande principerna för alla anställda i Vattenfallkoncernen, inklusive tillfälligt anställda. Vi förstår att det är upp till var och en av oss att skydda Vattenfall och dess anseende genom att bedriva vår verksamhet i enlighet med vår uppförandekod.

Brott mot denna kod kan leda till disciplinära åtgärder. Okunnighet är inte en ursäkt. Tankesättet kan sammanfattas i två ord: Tänk först.

Uppförandekoden kompletteras med policyer och detaljerade instruktioner som ger ytterligare vägledning. Dessa policyer och instruktioner finns i Vattenfalls ledningssystem (Vattenfall Management System, VMS).

Varje medarbetare som är osäker på hur hen ska agera i en konkret situation uppmuntras att diskutera situationen med chefen eller med integritetsorganisationen.

Att göra koden tydlig och synlig

Information om uppförandekoden lämnas via Vattenfalls intranät, på de språk som används inom företaget, genom artiklar på Vattenfalls intranätssidor och i samband med ny anställning och utbildning. Dessa åtgärder har bidragit till att göra koden känd för medarbetarna.

Genom en e-utbildning blir medarbetarna bekanta med Vattenfalls viktigaste värderingar och normer. Utbildningen består av ett antal dilemman och beskriver verkliga situationer där principerna i uppförandekoden kommer in. Genom att genomföra utbildningen får medarbetarna en bättre förståelse av vad Vattenfall förväntar sig av dem och vad de kan förvänta sig av Vattenfall.

Att leda genom exempel

Det är ledningens ansvar att föregå med gott exempel och se till att människorna i sina arbetsgrupper förstår Vattenfalls principer i uppförandekoden – Öppen, Aktiv och Positiv samt Säkerhet. Chefer förväntas ta tillvara tillfällen att diskutera koden och skapa en arbetsmiljö där medarbetarna känner sig bekväma med att ta upp problem.

Koden driver kulturen – integritetsundersökningen

Vattenfall har tagit fram en undersökning inom integritetsområdet, vilken ska ge en bättre bild av medvetenheten om integritetsfrågor inom koncernen. Undersökningen bidrar också till att samla in värdefull information om resultatet av verksamheten inom integritetsområdet under året, grundat på uppförandekoden. Detta är ett exempel på hur koden driver kulturen.

Flera hundra chefer genomför Vattenfalls integritetsundersökning årligen. Baserat på svaren från undersökningen och olika intervjuer initieras ett antal åtgärder, till exempel riktade utbildningar, uppdaterade instruktioner och riktlinjer samt förbättrade arbetsprocesser.

Rättvis konkurrens

Vattenfall ska bara använda sunda konkurrensmetoder. Eftersom det är affärsmässigt fördelaktigt ska Vattenfall inte bara följa konkurrenslagstiftningen, utan också agera i enlighet med högt ställda affärsmässiga krav på verksamheten och de förväntningar kunder och allmänheten har på företaget.

En viktig åtgärd för att öka medvetenheten kring konkurrensfrågor inom Vattenfall är utbildning inom konkurrensrätt, vilket ingår i Vattenfall Integrity Programme (VIP). VIP är obligatoriskt för högre chefer och vissa andra medarbetare. Eftersom det finns en inneboende konkurrensrättslig risk i att konkurrenter träffas, måste alla Vattenfallmedarbetare som har omfattande kontakter med konkurrenter också delta i VIP vart tredje år.

Dessutom ska alla Vattenfallavdelningar årligen lista alla branschorganisationer eller motsvarande sammanhang där konkurrenter möts, efter att ha gjort en bedömning av om det är lämpligt ur konkurrensrättslig synvinkel för Vattenfall att delta.

Skyldighet att kontrollera och rapportera

Vattenfall har infört en koncerngemensam instruktion om konkurrensfrågor. Alla berörda avdelningar inom Vattenfall är skyldiga att årligen kontrollera och rapportera efterlevnaden av konkurrensinstruktionen till Vattenfalls integritetsorganisation.

Utöver att följa upp alla identifierade risker kopplade till konkurrensrätt och övriga frågor som inkommit från verksamheten, ska integritetsorganisationen rapportera sina slutsatser till Vattenfalls koncernledning och styrelse.

Vattenfall har infört en koncerngemensam instruktion om konkurrensfrågor.

Nolltolerans mot givande och tagande av muta

Vattenfall har åtagit sig att bedriva sin verksamhet på ett rättvist och ansvarsfullt sätt. Eftersom energisektorn är utsatt för risker rörande korrupta affärsmetoder har vi fokus på god affärsetik, utbildning och andra förebyggande åtgärder.

Dessutom anger svenska statens ägarpolicy tydligt att dess företag ska agera föredömligt inom områdena anti-korruption och affärsetik. Detta innebär även att Vattenfall ska arbeta för efterlevnad av de internationella regler som finns inom dessa områden.

Vattenfalls medarbetare måste vara särskilt försiktiga och tydligt agera inom de rättsliga gränserna i fråga om förmåner till och från affärskontakter och i förhållande till offentliga tjänstemän. Vi förväntar oss av våra leverantörer och samarbetspartners att de, när de gör affärer med Vattenfall, också fullt ut efterlever tillämpliga regler om mutor i varje land där de gör affärer. Detta framgår av Vattenfalls Uppförandekod för leverantörer och partners, som grundar sig på FN:s Global Compact. 

Nolltoleranspolicyn

Vattenfall iakttar sedan många år en nolltoleranspolicy mot mutor och andra former av korruption. Denna fastställs i Vattenfalls uppförandekod och i Vattenfalls interna instruktion om förebyggande av mutor och korruption.

Nolltoleransen ingår också i riktlinjerna Partnering Against Corruption Initiative (PACI), där Vattenfall är medlem. PACI är ett initiativ, lanserat av World Economic Forum, som ska bidra till ett konkurrenskraftigt, transparent, ansvarsfullt och etiskt näringsliv. Många av världens stora företag är medlemmar som följer PACI-reglerna, vilka därmed ses som en god referenspunkt. Alla som undertecknat PACI har åtagit sig att ha nolltolerans mot mutor och korruption och att upprätta ett internt program för antikorruption.

Ytterligare bestämmelser om förebyggande av mutor och korruption

Vattenfall har beloppsgränser för mottagande av gåvor och underhållning. Dessa grundar sig på en begäran från affärsverksamheten. Beloppsgränserna har införts för att underlätta för medarbetarna att följa gällande regler, och är ytterligare ett exempel på hur den dagliga tillämpningen av uppförandekoden har lett till förbättrade interna instruktioner.

Vattenfall har dessutom infört en koncerngemensam instruktion om förebyggande av mutor och korruption. Ett dokument med frågor och svar finns också, vilket ger vägledning om korrekt tillämpning av denna instruktion. Dessutom blir medarbetarna bekanta med de viktigaste reglerna genom en e-utbildning.

Intressekonflikter

Vi förväntar oss att våra medarbetare agerar i Vattenfalls bästa intresse och undviker intressekonflikter som skulle kunna äventyra medarbetarens trovärdighet inom Vattenfall eller externa parters förtroende för Vattenfall.

Alla medarbetare måste därför undvika sådana investeringar, engagemang och bisysslor i företag som är kunder, leverantörer och andra affärspartners till Vattenfall som kan leda till en lojalitetskonflikt med Vattenfall.

Allmänna regler om intressekonflikter finns i uppförandekoden. Ett dokument med frågor och svar om intressekonflikter finns tillgängligt. Det ger praktisk vägledning om hur man beter sig om en medarbetare befinner sig i en faktisk eller potentiell intressekonflikt.

Vid problem

Vattenfall har interna rapporteringsvägar för medarbetare som vill uppmärksamma problem rörande brott mot lag eller mot de interna integritetsnormer som tillämpas på företaget.

Vattenfall har också inrättat en koncerngemensam whistleblowing-funktion med externa ombudsmän (advokater) som utsetts på nationell nivå och till vilka medarbetare som inte föredrar att rapportera internt samt konsulter och leverantörer kan vända sig, för att rapportera misstanke om allvarliga missförhållanden.

Rapporterade händelser utvärderas alltid och kan leda till förbättringar inom företaget.

Förebyggande av risker

Det är av stor betydelse för Vattenfall att skydda företaget, medarbetare, leverantörer, kunder, miljön och samhället som helhet mot allvarliga oegentligheter som skulle kunna utföras av Vattenfall eller Vattenfalls medarbetare (inklusive tillfälligt anställda).

Om allvarliga oegentligheter kan hittas på ett tidigt stadium, har Vattenfall en bättre möjlighet att förebygga riskerna och begränsa skadorna. Det är till fördel inte bara för Vattenfall utan också för dess medarbetare och andra intressenter.

Vi definieras genom våra handlingar. Om du vid något tillfälle tror att någon av våra kollegor, eller Vattenfall som helhet, inte lever upp till våra höga krav på integritet, ber vi dig meddela detta. Vattenfall är ett företag där sådant tas på allvar.